Ihmisten kokoisille ideoille!

RIESKA-LEADER RY on maaseudun
kehittämisyhdistys, jonka toiminta-
alueena on 7 kuntaa. Kuusi kuntaa
on Pohjois-Pohjanmaalla (Ylivieska,
Alavieska, Kalajoki, Merijärvi, Sievi ja Oulainen) ja yksi Keski-Pohjanmaalla
(Kannus)

Etusivulle

hankkeen ohjausryhmä

Ohjausryhmän käyttö on suositeltavaa varsinkin yleishyödyllisissä hankkeissa ja mikäli hanke ylittää 20 000 € kustannukset

 

MIKÄ OHJAUSRYHMÄ?

Ohjausryhmän tehtävänä on hankkeen kannalta merkittävistä asioista päättäminen. Ohjausryhmä perustetaan hankkeen ajaksi, jos hakijan saamassa rahoituspäätöksessä kohdassa päätöksen tarkennukset niin mainitaan. Ohjausryhmä kokoontuu tarvittaessa, vähintään 2-3 kertaa vuodessa. Hankkeelle voidaan perustaa myös pienempi työryhmä (tukiryhmä, johtoryhmä, nimellä ei ole väliä), joka kokoontuu tarvittaessa. Työryhmän toiminta on vapaamuotoista. Tärkeintä sekä ohjausryhmä- että työryhmätyöskentelyssä on, ettei hankkeen toteutusta sälytetä vain yhdelle henkilölle (esim. palkatulle vetäjälle), vaan hankkeen vetäjä / vetäjät saavat tukea ja apua ohjausryhmältä. Toteutusvastuu on hakijalla / hankkeen vetäjällä, toteuttamisen apuna on ohjausryhmä.

 

KETÄ JA MITÄ VARTEN?

Rahoituspäätöksen saaja kutsuu ohjausryhmän koolle. Ohjausryhmän jäseneksi kutsutaan hanketta toteuttavien tahojen ja rahoittajan edustajat. Lisäksi ryhmään voidaan kutsua jäseneksi henkilöitä, joiden tiedoilla ja taidoilla on hankkeen toteuttamisen kannalta jotakin lisäarvoa. Ohjausryhmästä ei kannata tehdä kovin isoa. Leader-ryhmä nimeää ohjausryhmään edustajansa, samoin Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskuksen maaseutuosaston edustajalla on oikeus osallistua ohjausryhmän kokouksiin. Ohjausryhmä voi täydentää tai muuttaa kokoonpanoaan hankkeen kestoaikana. Ohjausryhmän tehtävänä on toimia hankkeen vetäjän / toteuttavan tahon apuna ja tukena. Hankkeen onnistuminen on kaikkien etu ja se edellyttää kaikkien hankkeeseen liittyvien tahojen ja ihmisten yhteistoimintaa. Ohjausryhmätyöskentely ja kokousten pöytäkirjat / muistiot dokumentoivat hankkeen toteutusta ja työskentelyä. Jos hanke jostakin syystä epäonnistuu, kääntyvät katseet ensimmäiseksi ohjausryhmään: onko ohjausryhmä ollut tehtäviensä tasalla, onko se toiminut hankkeen vetäjän / toteuttajan tukena ja apuna. Hankeen onnistuminen tai epäonnistuminen on aina myös ohjausryhmän vastuulla!

 

ENSIMMÄINEN KOKOUS

Ohjausryhmän järjestäytymiskokouksessa valitaan ryhmän puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri. Sihteerinä voi toimia esim. hankkeen vetäjä, puheenjohtajana hanketta toteuttavan tahon edustaja. Mahdollisimman pian täsmennetään ja hyväksytään hankkeen tarkennettu toiminta- ja taloussuunnitelma, sovitaan hankkeen aloittamisesta ja päätetään haetaanko avustuksesta mahd. ennakkoa vai ei. Samalla sovitaan muista käytännön järjestelyistä kuten laskujen hyväksymisestä, tiedottamisesta, talkootyöpäiväkirjan pidosta, ohjausryhmän kokoonkutsumisesta. Hankesuunnitelmaan hyväksytään ohjausryhmän kuluihin oma määräraha nimikkeellä kokouskulut. Ohjausryhmän hyväksyttäviä kustannuksia ovat jäsenten ja asiantuntijoiden matkakulut, kohtuulliset kokousjärjestelykulut ja kokouspalkkiot. Matkakulut hyväksytään valtion matkustussäännön mukaisina. Ohjausryhmä päättää maksetaanko ohjausryhmäläisille kokouspalkkiota.

 

Asialista:

1. valitaan ohjausryhmän puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri

2. tarkistetaan ohjausryhmän kokoonpano ja täydennetään sitä tarvittaessa

3. selostetaan ja tarkennetaan hankkeen keskeinen sisältö ja sovitaan toimintatavoista

4. todetaan hankkeen tavoitteet

5. todetaan hankkeen saama rahoitus ja päätetään mahdollisen ennakon hakemisesta sekä hankkeen rahaliikenteen hoidosta

6. sovitaan kirjanpidon hoidosta, talkoopäiväkirjan pidosta, tiedottamisesta

7. sovitaan ohjausryhmän jäsenten matkakulujen korvaamisesta ja mahdollisista kokouspalkkioista

8. muut esille tulevat asiat

 

 

Ohjausryhmä huolehtii siitä, että hanke toteutetaan hankesuunnitelman ja rahoituspäätöksen mukaisesti. Se seuraa hankkeen rahankäyttöä, hyväksyy hankeen raportit sekä vastaa siitä, että tehtävät toimenpiteet ovat tarkoituksenmukaisia ja asetettuihin tavoitteisiin tähtääviä. Jos hankesuunnitelmaan tehdään ohjausryhmässä olennaisia muutoksia siitä on neuvoteltava rahoittajan kanssa mielellään etukäteen. Hankkeeseen tehtävät muutokset kirjataan pöytäkirjaan / muistioon. Kaikki ohjausryhmän tekemät rahankäyttöön liittyvät päätökset on syytä antaa tiedoksi rahoittajalle (Leader-toimistoon ja ELY-keskuksen maaseutuosastolle). Näin maksatuksessa tiedetään muutoksista ja asiat eivät jää roikkumaan tiedonkulun katkoksen vuoksi.

 

- lähetä kokouskutsu viimeistään viikkoa ennen kokousta ja laita mukaan tietoa käsiteltävistä asioista etukäteen tutustuttavaksi

- tee kokouksista pöytäkirjat / muistiot ja pidä ne tallessa

- lähetä kokouskutsut ja pöytäkirjat / muistiot pidetyistä kokouksista ohjausryhmän rahoittajajäsenille

 

HUOM! Jos hankkeen kustannusmalli on flat rate (15 % tai 24 %), kaikki ohjausryhmän kulut (tarjoilut, palkkiot, matkat, jne.) sisltätyvät flat rateen, eli välillisiin kustannuksiin!

Facebook
Rieska-Leader - Uutiset - RSS
Tulosta tämä sivu